Lí do nào khiến nhóm cứ mãi trễ deadline công việc?

Trễ deadline công việc không phải là chuyện quá to tát liên quan đến vấn đề tồn vong của nhân loại nhưng thực sự nó khiến mọi việc trở nên rất phức tạp. Deadline được đặt ra là có lý do, nhằm đảm bảo rằng nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn, mọi người đều nhận thức được những gì cần phải làm và cảm thấy hài lòng trong công việc.

Đọc thêm: Lời khuyên đắt giá dành cho người vừa lên chức quản lý cấp cao

Ở vai trò quản lý, chúng ta có thể đứng ngồi không yên khi các thành viên trong nhóm liên tục bỏ lỡ các thời hạn quan trọng. Nhưng trong khi dường như nhân viên đã nỗ lực tột độ mà vẫn không hoàn thành kịp lúc thì vấn đề có thể không nằm ở họ mà là do bối cảnh làm việc và cách chúng ta sắp xếp các nhiệm vụ và thời hạn chưa ổn thỏa.

Câu chuyện của anh Hoàng Công Chính, Giám đốc dự án sau đây sẽ cho chúng ta thấy rõ hơn các vấn đề đó.

Quá lạc quan về thời hạn hoàn thành có thể nhanh chóng dễ đến trễ deadline công việc

Là quản lý dự án phần mềm nên tôi ý thức rất rõ việc hoàn thành đúng hạn quan trọng như thế nào. Với mỗi dự án tôi đều có kế hoạch cụ thể nhưng có lúc vẫn không tránh khỏi việc chủ quan, đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

Như trong dự án mới đây, vì đã có kiến thức lẫn kinh nghiệm làm việc tương tự nên tôi cho rằng dự án này đơn giản hơn các dự án trước khá nhiều và mạnh dạn tuyên bố rằng chỉ cần 4 tháng để hoàn thành. Nhưng do không lường trước được sự thay đổi đột ngột về nhân sự nên cuối cùng dự án mất 6 tháng mới có thể bàn giao.

Đó thực sự là một cơn ác mộng với cả nhóm vì ngân sách vượt mức dự toán ban đầu và chậm trễ ở dự án này kéo theo hàng loạt dự án khác bị ảnh hưởng theo. Chưa kể dự án đó bị coi là tấm gương xấu điển hình để phân tích mổ xẻ và rút kinh nghiệm.

Sau lần đó, tôi mới thấm thía thế nào là lạc quan quá có thể nhanh chóng dẫn đến chậm trễ và có thêm động lực để học cách tạo các mốc thời gian thực tế hơn.

Thay vì chỉ giả định, tôi sẽ đi sâu phân tích kỹ hơn các dự án tương tự để làm cơ sở cho các ước tính thực tế. Nếu không có đủ dữ liệu để tham khảo, tôi sẽ nhờ các thành viên trong nhóm đưa ra ước tính của riêng họ. Ước tính từ người trực tiếp làm việc đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót. Hơn nữa, tôi sẽ có được sự đồng tình từ nhân viên và cảm thấy tự tin hơn vào lịch trình. Và để tăng cường “lớp phòng thủ”, với mỗi dự án tôi sẽ dành thêm 5-10% thời gian ước tính dành riêng cho những rủi ro bất ngờ.

Nếu không thông báo chính xác deadline công việc các thành viên trong nhóm, họ chắc chắn sẽ bỏ lỡ nó.

Deadline công việc có thể hiện rõ trong đầu chúng ta nhưng có thể trong suy nghĩ của nhân viên thì lại khác. Chẳng hạn như tình huống này:

• Em làm cái này cho anh đi, muộn nhất là vào thứ Tư nhé.
• Em không chắc có kịp không. Nếu có nhiều lỗi cần sửa thì có thể đến thứ Sáu mới xong được.
• Nếu không có lỗi gì quá lớn thì có thể lướt qua. Anh cần nó trước trưa thứ Năm.
• Dạ, em sẽ cố gắng hết sức.

Dựa trên cuộc trò chuyện này, tôi nghĩ rằng deadline là thứ Tư. Nếu có sai sót đáng kể thì tôi sẽ chấp nhận dealine vào sáng thứ Năm. Tuy nhiên, A lại nghĩ rằng tôi cần sản phẩm trước thứ Năm nhưng nếu có lỗi nghiêm trọng thì những lỗi đó sẽ được ưu tiên trước, vậy nên A vẫn xem thứ Sáu là thời hạn cuối cùng.

Sai một li đi một dặm, chút xíu nhầm lẫn vậy thôi là deadline đã là một ngày khác. Khi chỉ nói bằng lời thì ý nghĩa rất dễ bị hiểu lầm. Vậy cách xử lý ở đây là gì? Đó là sử dụng các phần mềm quản lý công việc hay đơn giản là một file Excel phân công rõ phần việc của từng người là được.

Khi tên của họ được gán cho các nhiệm vụ cùng với deadline thì không thể nhầm lẫn được nữa.

Kèm theo đó chúng ta có thể yêu cầu nhân viên nhắc lại deadline của họ. Trong cuộc trò chuyện trên, nếu A được hỏi deadline là gì và trả lời rằng: “Thứ Tư, nếu có lỗi nghiêm trọng thì thứ Sáu” thì tôi sẽ có cơ hội để làm rõ kỳ vọng và tránh được tình trạng “ông nói gà, bà nói vịt” dẫn đến chậm trễ rồi không?

“Deadline công việc buộc mọi người phải suy nghĩ về công việc. Không có mục tiêu, các nhóm có thể nhởn nhơ từ tuần này sang tuần khác mà không có bất kỳ sự khẩn cấp nào.”

Khi nhân viên không cảm thấy bất kỳ áp lực nào, sẽ không có deadline nào được thực hiện

Lần đầu trễ hạn, nhân viên có thể mặt mày nhợt nhạt, lấm la lấm lét không dám cười không dám thở, chuẩn bị tinh thần sẵn sàng đón nhận cơn thịnh nộ của sếp. Nhưng khi không có gì xảy ra, họ nhanh chóng nhận ra rằng họ có thể trễ deadline công việc bất cứ khi nào thấy thích và dần dần chuyện trễ hạn trở nên bình thường như cân đường hộp sữa.

“Có vấn đề gì đâu, vậy thì tại sao phải chạy theo deadline làm gì cho mệt, cứ từ từ mà làm”. Với suy nghĩ như thế này thì phải có áp lực hoặc phải gánh chịu hậu quả, nếu không một số người sẽ không bao giờ làm việc hết mình.

Tôi thấy rằng loại áp lực tốt nhất thường đến từ bên ngoài nhóm. Có lần, CEO cần nhóm tôi chuẩn bị bài thuyết trình để trình bày với Chủ tịch tập đoàn trong thời hạn 1 tuần. Chưa cần nhắc, chỉ 5 ngày là mọi việc là hoàn tất. Vậy mới nói, nếu ai đó quan trọng bên ngoài nhóm và ở cấp cao hơn yêu cầu phải đáp ứng đúng thời hạn, điều đó có thể có trọng lượng hơn nếu chúng ta là người duy nhất quan tâm.

Nhưng đâu phải lúc nào cũng có được “áp lực tích cực” đó nên việc cần làm là thường xuyên nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên. Chẳng hạn, với mỗi công việc giao ra, tôi luôn kèm theo hậu quả cụ thể nếu không kịp deadline. Không phải hù dọa hay để tỏ ra dữ dằn như một bạo chúa đâu mà chỉ gửi đi thông điệp rằng việc bỏ lỡ thời hạn là hoàn toàn không ổn.

Có tội thì phạt nhưng có công thì phải thưởng. Cách này sẽ hiệu quả hơn nếu đi kèm theo đó là khen thưởng nếu nhân viên thực hiện nhiệm vụ xuất sắc vượt quá mong đợi.

Có thể thấy trễ deadline công việc là hiện tượng quá phổ biến ở tất cả các ngành nghề, ở các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô nên vẫn còn rất nhiều lí do khác, nhưng may mắn là hầu hết đều có thể tránh được. Với chia sẻ này, tôi mong rằng có thể góp chút gì đó để giúp nhóm của bạn không phải nghe những lời phàn nàn khiến bất cứ ai cũng toát mồ hôi hột: “Đáng lẽ bây giờ đã phải hoàn thành dự án rồi. Làm ăn tính toán kiểu gì thế này?”